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Offre d’emploi

Publié le 26 avril, 2012 - 19:59

DESCRIPTION DE POSTE

Poste : réceptionniste, adjoint/e administratif/tive et personne-ressource pour les services alimentaires

Supérieure immédiate : la directrice générale

1-      Résumé des fonctions

Il/elle assume les fonctions de réceptionniste, d’adjoint/e administratif/tive de la directrice générale et de personne-ressource des comités Partage/Share et Nutri-santé.

Il/elle collabore avec la directrice générale dans les domaines d’activité suivants : soutien des bénévoles, soutien des organisations, promotion du bénévolat ou du développement communautaire, services directs aux personnes.

Il/elle accomplit toute autre tâche à la demande de la directrice générale.

2-      Description des fonctions

       2.1 Tâches particulières

  • Réceptionniste
  • Recevoir les communications adressées au CABMN, les filtrer, y répondre, les orienter et les enregistrer de manière efficace, qu’il s’agisse de communications faites en personne, par voie électronique ou autre.
  • Recruter, sélectionner, former et soutenir une équipe de réceptionnistes bénévoles occasionnelles.
  • Être informé ou savoir où trouver les renseignements sur les services et les programmes internes du CABMN utiles et reliés aux usagers, aux bénévoles et aux membres.
  • Être informé ou savoir où trouver les renseignements sur les autres services ou programmes communautaires ou publics utiles et reliés aux usagers, aux bénévoles et aux membres.
  • Lorsque cela est approprié, évaluer les besoins des clients afin d’y répondre directement ou d’adresser ces derniers à la bonne personne au sein du CABMN ou à d’autres ressources.
  • Créer ou tenir à jour l’information, les documents, les formulaires, les listes, etc. nécessaires au bon fonctionnement de la réception.
  • Taper, envoyer et classer les communications, les rapports et les formulaires.
  • Veiller à ce que les besoins matériels et physiques du bureau soient satisfaits (matériel et fournitures de bureau et de cuisine, entretien de l’équipement).
  • Tenir à jour et conserver le fichier maître des données du CABMN (données électroniques relatives aux membres, aux bénévoles, aux usagers et aux donateurs) en collaboration avec ses collègues.
  • Adjoint/e administratif/tive de la directrice générale
  • Organiser les réunions conformément aux directives (fixation de la date, convocation, préparation, etc.).
  • Taper le procès-verbal des réunions.
  • Organiser et tenir à jour un système de classement.
  • Fournir ou produire des documents ou des rapports, comme demandé.
  • Préparer le rapport annuel pour les domaines dont il/elle est responsable.
  • Assembler le rapport d’activité annuel du CABMN, conformément à l’information reçue.
  • Aider la directrice générale à produire les documents reliés aux subventions ou autres, conformément à l’information reçue.
  • Faire des photocopies, envoyer des télécopies, des documents numérisés et des courriels.
  • Ouvrir, enregistrer et distribuer la correspondance adressée au CABMN, à l’exception de celle destinée à la Maison des jeunes.
  • Afficher les documents sur le site Web.
  • Aider la directrice générale à exécuter diverses tâches administratives, notamment la comptabilité (préparer les chèques, les dépôts bancaires, le classement).
  • Personne-ressource des comités Partage/Share et Nutri-santé
  • Assister aux réunions des comités et assurer la liaison entre l’organisation et les comités.
  • Jouer le rôle de secrétaire-trésorière des comités.
  • S’assurer que les comités conservent les données nécessaires à la préparation des rapports d’activité et des rapports financiers réguliers et annuels.
  • Soutenir les représentants du conseil affectés aux comités dans leur rôle de liaison avec la directrice générale et le conseil d’administration.

       2.2 Tâches générales

  • Assurer une réception de grande qualité, de manière respectueuse et discrète.
  • Respecter la confidentialité en tout temps.
  • Participer aux réunions du personnel.
  • Participer aux activités du CABMN (consultation annuelle, assemblée générale annuelle, collecte de fonds et activités sociales).
  • Participer aux activités de formation des employés et des bénévoles, comme demandé.
  • Garder son poste de travail en ordre.
  • Inscrire et soumettre l’information (absences, dépenses, heures supplémentaires, etc.).
  • Assister aux réunions internes, locales ou régionales auxquelles la directrice générale juge nécessaire qu’il/elle participe.
  • Collaborer à la production d’informations et d’articles destinés au bulletin du CABMN et à d’autres médias.
  • Informer la directrice générale de tout problème de travail inhabituel ou potentiel.

3-La candidate idéale ou le candidat idéal aura les compétences suivantes :

Formation et connaissances 

  • DEC dans un domaine pertinent ou relié aux fonctions ou 3 ans d’expérience pertinente
  • Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux
  • Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
  • Bonne connaissance pratique de Windows, d’Internet, de la suite Microsoft Office 2010 et de Simply Accounting

Aptitudes

  • Planification, organisation et coordination
  • Autonomie et sens des responsabilités
  • Résolution de problèmes
  • Interaction avec une clientèle et des bénévoles diversifiés
  • Bonne capacité de communication (orale et écrite)

Attitudes

  • Respect
  • Discrétion

4.    Conditions de travail

  • 35 heures/semaine (du lundi au vendredi)
  • Salaire de 14 $/l’heure

DATE LIMITE: 16h le 27 avril, par courriel seulement (infos@cabmn.org)

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