DESCRIPTION DE POSTE
Poste : réceptionniste, adjoint/e administratif/tive et personne-ressource pour les services alimentaires
Supérieure immédiate : la directrice générale
1- Résumé des fonctions
Il/elle assume les fonctions de réceptionniste, d’adjoint/e administratif/tive de la directrice générale et de personne-ressource des comités Partage/Share et Nutri-santé.
Il/elle collabore avec la directrice générale dans les domaines d’activité suivants : soutien des bénévoles, soutien des organisations, promotion du bénévolat ou du développement communautaire, services directs aux personnes.
Il/elle accomplit toute autre tâche à la demande de la directrice générale.
2- Description des fonctions
2.1 Tâches particulières
- Réceptionniste
- Recevoir les communications adressées au CABMN, les filtrer, y répondre, les orienter et les enregistrer de manière efficace, qu’il s’agisse de communications faites en personne, par voie électronique ou autre.
- Recruter, sélectionner, former et soutenir une équipe de réceptionnistes bénévoles occasionnelles.
- Être informé ou savoir où trouver les renseignements sur les services et les programmes internes du CABMN utiles et reliés aux usagers, aux bénévoles et aux membres.
- Être informé ou savoir où trouver les renseignements sur les autres services ou programmes communautaires ou publics utiles et reliés aux usagers, aux bénévoles et aux membres.
- Lorsque cela est approprié, évaluer les besoins des clients afin d’y répondre directement ou d’adresser ces derniers à la bonne personne au sein du CABMN ou à d’autres ressources.
- Créer ou tenir à jour l’information, les documents, les formulaires, les listes, etc. nécessaires au bon fonctionnement de la réception.
- Taper, envoyer et classer les communications, les rapports et les formulaires.
- Veiller à ce que les besoins matériels et physiques du bureau soient satisfaits (matériel et fournitures de bureau et de cuisine, entretien de l’équipement).
- Tenir à jour et conserver le fichier maître des données du CABMN (données électroniques relatives aux membres, aux bénévoles, aux usagers et aux donateurs) en collaboration avec ses collègues.
- Adjoint/e administratif/tive de la directrice générale
- Organiser les réunions conformément aux directives (fixation de la date, convocation, préparation, etc.).
- Taper le procès-verbal des réunions.
- Organiser et tenir à jour un système de classement.
- Fournir ou produire des documents ou des rapports, comme demandé.
- Préparer le rapport annuel pour les domaines dont il/elle est responsable.
- Assembler le rapport d’activité annuel du CABMN, conformément à l’information reçue.
- Aider la directrice générale à produire les documents reliés aux subventions ou autres, conformément à l’information reçue.
- Faire des photocopies, envoyer des télécopies, des documents numérisés et des courriels.
- Ouvrir, enregistrer et distribuer la correspondance adressée au CABMN, à l’exception de celle destinée à la Maison des jeunes.
- Afficher les documents sur le site Web.
- Aider la directrice générale à exécuter diverses tâches administratives, notamment la comptabilité (préparer les chèques, les dépôts bancaires, le classement).
- Personne-ressource des comités Partage/Share et Nutri-santé
- Assister aux réunions des comités et assurer la liaison entre l’organisation et les comités.
- Jouer le rôle de secrétaire-trésorière des comités.
- S’assurer que les comités conservent les données nécessaires à la préparation des rapports d’activité et des rapports financiers réguliers et annuels.
- Soutenir les représentants du conseil affectés aux comités dans leur rôle de liaison avec la directrice générale et le conseil d’administration.
2.2 Tâches générales
- Assurer une réception de grande qualité, de manière respectueuse et discrète.
- Respecter la confidentialité en tout temps.
- Participer aux réunions du personnel.
- Participer aux activités du CABMN (consultation annuelle, assemblée générale annuelle, collecte de fonds et activités sociales).
- Participer aux activités de formation des employés et des bénévoles, comme demandé.
- Garder son poste de travail en ordre.
- Inscrire et soumettre l’information (absences, dépenses, heures supplémentaires, etc.).
- Assister aux réunions internes, locales ou régionales auxquelles la directrice générale juge nécessaire qu’il/elle participe.
- Collaborer à la production d’informations et d’articles destinés au bulletin du CABMN et à d’autres médias.
- Informer la directrice générale de tout problème de travail inhabituel ou potentiel.
3-La candidate idéale ou le candidat idéal aura les compétences suivantes :
Formation et connaissances
- DEC dans un domaine pertinent ou relié aux fonctions ou 3 ans d’expérience pertinente
- Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
- Bonne connaissance pratique de Windows, d’Internet, de la suite Microsoft Office 2010 et de Simply Accounting
Aptitudes
- Planification, organisation et coordination
- Autonomie et sens des responsabilités
- Résolution de problèmes
- Interaction avec une clientèle et des bénévoles diversifiés
- Bonne capacité de communication (orale et écrite)
Attitudes
- Respect
- Discrétion
4. Conditions de travail
- 35 heures/semaine (du lundi au vendredi)
- Salaire de 14 $/l’heure
DATE LIMITE: 16h le 27 avril, par courriel seulement ([email protected])